သင်၏ Outlook Inbox အားလွယ်ကူသောအဆင့် (၅) ဆင့်ဖြင့်အကောင်းဆုံးဖြစ်အောင်ပြုလုပ်နည်း

ရှုပ်ပွနေသော inbox သည်သတင်းဆိုးဖြစ်သည်။ အရေးကြီးသည့်အီးမေးလ်များကိုရှာဖွေရန်ခက်ခဲရုံမကနေ့စဉ်အက်ပလီကေးရှင်းကိုဖွင့်ရန်တဖြည်းဖြည်းနှင့်လျော့နည်းလာသည်။ သင်၏စာများကြားတွင်ရှုပ်ထွေးမှုမဖြစ်စေရန်သင်အဘယ်အရာပြုလုပ်နိုင်သနည်း။ အောက်တွင်ဖော်ပြထားသောလွယ်ကူသောအဆင့် ၅ ဆင့်ကို အသုံးပြု၍ သင်၏ Outlook အ ၀ င်စာကိုသာအကောင်းဆုံးပြုလုပ်ပါ။

သင်၏ဝင်လာသောအီးမေးလ်များကိုကြည့်သောအခါစိတ်ရှုပ်နေလျှင်ဤဆောင်းပါးသည်သင့်အတွက်ဖြစ်သည်။ သင့်ရဲ့ inbox ကိုအကောင်းဆုံးဖြစ်အောင်လုပ်ခြင်းဖြင့်အီးမေးလ်များကိုပုံနှိပ်ခြင်းနှင့်အသိပေးချက်များဖြင့်သင့်ကို ၀ င်ရောက်ခြင်းကိုရပ်လိုက်ပါ သင်၏စာများကိုအမြဲတမ်းစောင့်ကြည့်နေပြီးအကုန်လုံးကိုရှင်းလင်းပစ်ရန်နာရီပေါင်းများစွာကုန်လွန်နေရသည်။ Microsoft 365 အတွက် Outlook အတွက်လွယ်ကူသောအဆင့် ၅ ဆင့်ကိုကြည့်ပြီးသင့်အတွက်အရာအားလုံးကိုပြင်ဆင်ထားပါ။

မှတ်ချက် ဤအင်္ဂါရပ်အများစုသည် Microsoft 365 / Office 365. အတွက်အသုံးချနိုင်သည်။ သို့သော်အချို့ကို Microsoft ၏အီးမေးလ် ၀ န်ဆောင်မှုဖြစ်သော Outlook.com မှတဆင့်ရရှိနိုင်သည်။

သင်၏ Outlook Inbox ကိုလွယ်ကူသောအဆင့် (၅) ဆင့်ဖြင့်အကောင်းဆုံးပြုလုပ်ပါ

သင်၏မေးလ်ကိုမည်သို့စီစဉ်ရာတွင် Outlook လိုလားသူဖြစ်လာနိုင်သည်ကိုကြည့်ကြရအောင်။ နောက်ဆုံးသင်အိပ်မက်မက်နေသည့်သတိပေးချက်သုညအမှတ်အသားကိုရရှိရန်ကြိုးစားပါ။

၁။ ထပ်တူကျသောအီးမေးလ်များကိုဖျက်ခြင်းဖြင့်သန့်ရှင်းပါ

Outlook သည်ထပ်ခါတလဲလဲအီးမေးလ်များကိုဖျက်ပစ်ရန်အလိုအလျောက်ကိရိယာတစ်ခုရှိကြောင်းသင်သိပါသလား။ အခုသင်လုပ်ပါ ဒီ feature ကိုအသုံးပြုပြီးနေ့စဉ်ကလစ်အနည်းငယ်နှိပ်ရုံဖြင့်သင်ကြည့်ရှုရန်လိုသောအီးမေးလ်အရေအတွက်ကိုလျင်မြန်စွာလျှော့ချနိုင်သည်။

1. သင်ရှင်းလင်းလိုသောစာဝင်ပုံးကိုဖွင့်ပါ။ ပုံသေအတိုင်းဆက်ထားပါ နေအိမ် tab - Ribbon header interface ကိုကြည့်ခြင်းအားဖြင့်သင်မည်သည့် tab ကိုမြင်တွေ့နိုင်သည်ကိုစစ်ဆေးနိုင်သည်။
2. ချဲ့ပါ သန့်ရှင်းရေးလုပ်သည် drop-down menu ကို Select လုပ်ပါ၊ Folder ကိုရှင်းပါ ဒါမှမဟုတ် စကားပြောဆိုမှုကိုရှင်းလင်းပါ သင်၏လိုအပ်ချက်ပေါ် မူတည်၍ ။
   
   
3. သင့်ဖန်သားပြင်ပေါ်တွင်အချက်ပြလိမ့်မည်။ သင်စကားပြောဆိုမှု (သို့) ဖိုလ်ဒါကိုရှင်းလင်းချင်တယ်ဆိုတာသေချာပါစေ။ သင်၏စာပုံးထဲတွင်မဖတ်ရသေးတဲ့အီးမေးလ်အရေအတွက်ဘယ်လိုလျော့နည်းသွားသည်ကိုကြည့်ပါ။

Clean Up လုပ်ဆောင်ချက်သည်ဖျက်လိုက်သည့်အရာအားလုံးကိုအချိန်ကာလတစ်ခုအထိပြန်လည်ရယူနိုင်သည်ဟူသောအချက်ဖြစ်သည်။ သူတို့ကိုသင်၌ရှာနိုင်သည် ဖျက်ပစ်ထားသောပစ္စည်းများ သင်၏ Outlook ၀ င်းဒိုး၏ဘေးထွက်ရှိဖိုင်တွဲကိုနှိပ်ပါ။

၂။ သင်၏အီးမေးလ်များအတွက်ဖိုလ်ဒါများကိုဖန်တီးပါ

သင့်ရဲ့မေးလ်မေးလ်တိုင်းကိုဖိုင်တွဲတစ်ခုတည်းမှာထားခြင်းကရှုပ်ထွေးသွားနိုင်ပါတယ်။ သေချာတာပေါ့၊ spam တွေကိုများသောအားဖြင့် junk mail အမျိုးအစားခွဲခြားပေးတယ်၊ ဒါပေမယ့်တခြားအရာအားလုံးကမင်းနဲ့သာဆိုင်တယ်။ အရေးကြီးတဲ့ဖိုင်တွဲအချို့ကိုသတ်မှတ်ပြီးသင့်ရဲ့အီးမေးလ်ကိုနေ့တိုင်းစီရန်ကျွန်ုပ်ကိုယ်တိုင်အကြံပြုပါသည်။

အောက်ပါ အမှုအရာပြီးပြီ ®သို့မဟုတ် GTD ®အလုပ်များကိုစီစဉ်ခြင်းနည်းစနစ်၊ Outlook ဖြင့်ကုန်ထုတ်စွမ်းအားကိုအလွယ်တကူတိုးတက်နိုင်သည်။ ပထမ ဦး စွာကွဲပြားခြားနားသောဖိုလ်ဒါသုံးခုကိုသင်ဖန်တီးရမည်။

• အဝင်စာ (ပုံမှန်) - အရေးကြီးသောအီးမေးလ်များကိုသင်၏မူလ inbox ထဲတွင်ထားပါ။ ၎င်းသည်သင်ချက်ချင်းဖြေကြားနိုင်သည့်သို့မဟုတ်အရေးတကြီးတက်ရောက်ရန်လိုအပ်သောသတင်းစကားများဖြစ်သင့်သည်။
• လုပ်ရန် - အရေးပေါ်မဟုတ်သောအီးမေးလ်များကိုဤဖိုင်တွဲအတွင်းသို့ဆွဲတင်ပါ။ သင်၏ inbox ကိုရှင်းရှင်းလင်းလင်းထားနိုင်ပြီးတစ်နေ့တာအတွင်းထိုမက်ဆေ့ခ်ျများကိုလေ့ကျင့်နိုင်သည်။
• နောက်ဆက်တွဲ - သင်ဆိုင်းငံ့ထားခဲ့သည့်ပြန်ကြားချက်များသို့မဟုတ်သင်ရွှေ့ဆိုင်းထားသည့်အလုပ်များကဲ့သို့သောဤဖိုင်တွဲသို့အီးမေးလ်များကိုရွှေ့ပါ။
• သတိပေးချက်များ - အချို့သောအီးမေးလ်များသည်၎င်းတို့အားလုံး ၀ ပြန်လည်ဖြေကြားရန်မလိုအပ်ပါ။ သူတို့ကိုအမြဲတမ်းပြန်ကြည့်။ လွယ်ကူစွာရှာဖွေနိုင်အောင်သူတို့ကိုသီးခြားဖိုင်တွဲတစ်ခုတွင်ထားပါ။

မှတ်ချက် - ဖိုင်တွဲအသစ်တွေဖန်တီးဖို့၊ ၀ င်လာတဲ့ဖိုဒါကိုနှိပ်ပြီး New ဖိုင်တွဲကိုရွေးပါ။ ဒီနေရာမှာနာမည်ကိုရိုက်ပြီး enter ကိုနှိပ်ပါ။

နေ့စဉ်အီးမေးလ်များကိုဤအမျိုးအစားများဖြင့်စီခြင်းဖြင့်စတင်သင့်သည်။ ထို့နောက်သင်၏လုပ်ရန်ဖိုလ်ဒါကိုနောက်မှအချိန်သတ်မှတ်ရန်။ ဒီနှင့်ကိုက်ညီနေဖို့သေချာအောင်လုပ်ပါ သငျသညျအီးမေးလ်များကိုလက်ခံရရှိတစ်နေ့တာတစ်လျှောက်လုံးဆက်ပြီးဆက်လက်နိုင်ပါတယ်။

လိုအပ်ပါကဤနည်းလမ်းကိုသင်နှင့်သင်သာကိုယ်ပိုင်ပြုလုပ်သင့်သည်။

၃။ Task View ကိုသုံးပ။

အီးမေးလ်ကနေအလုပ်တွေကိုလုပ်နိုင်တယ်ဆိုတာမင်းသိပါသလား။ သင်အလုပ်တစ်ခုသို့ပြောင်းလဲလိုသောမက်ဆေ့ခ်ျတစ်ခုရတိုင်း task setup wizard ပေါ်လာစေရန်၎င်းကို Outlook ၏ task list တွင်ဆွဲတင်လိုက်ရုံသာဖြစ်သည်။ ဤနေရာတွင်သင့်အလုပ်ကိုအမည်၊ ဖော်ပြချက်နှင့်သတိပေးမှုတစ်ခုပြုလုပ်နိုင်သည်။

အကယ်၍ သင်သတိပေးချက်တစ်ခုသတ်မှတ်ထားပါက၊ အလုပ်များသည်သတ်မှတ်ထားသောအချိန်တွင်အစည်းအဝေးသတိပေးမှုနှင့်အလားတူပေါ်လာလိမ့်မည်။ ၎င်းသည်သင့်အားအီးမေးလ်များမှတဆင့်စနစ်တကျနေထိုင်ရန်နှင့်အလုပ်များကိုလွယ်ကူစွာဖန်တီးရန်ခွင့်ပြုသည်။

4. ဝင်လာသောမေးလ်ကိုအလိုအလျောက်စီရန်စည်းမျဉ်းများကိုသတ်မှတ်ပါ

စည်းမျဉ်းစည်းကမ်းတွေကမင်းကိုအီးမေးလ်မက်ဆေ့ခ်ျတွေကိုအလိုအလျောက်ရွှေ့ပြောင်းဖို့၊ အလံလွှင့်တင်ဖို့၊ တုံ့ပြန်ဖို့ခွင့်ပြုပေးပြီး Outlook ကိုလည်ပတ်ဖို့ပိုလွယ်ကူစေတယ်။ အသံတွေကိုဖွင့်ဖို့၊ စာတွေကိုဖိုင်တွဲတွေဆီရွှေ့ဖို့ဒါမှမဟုတ် item alerts ကိုအလိုအလျှောက်ဖော်ပြဖို့စည်းမျဉ်းတွေကိုသုံးနိုင်ပါတယ်။

ပစ္စည်းတခုကိုပေးပို့သူမှသို့မဟုတ်သော့ချက်စာလုံးအချို့နှင့်အခြားဖိုင်တွဲတစ်ခုသို့ရွှေ့ပြောင်းနိုင်သည့်အသုံးအများဆုံးစည်းမျဉ်းကိုကျွန်ုပ်ကိုယ်တိုင်ကိုယ်တိုင်ကိုယ်ကျရှာတွေ့ပါတယ်။ ဆိုလိုသည်မှာအချို့သောသတ်မှတ်ချက်များကိုလိုက်နာပါကအီးမေးလ်သည်သင်ထိစရာမလိုဘဲသတ်မှတ်ထားသောစာပုံးထဲသို့ပြောင်းရွှေ့လိမ့်မည်ဟုဆိုလိုသည်။

Outlook မှာစည်းကမ်းသတ်မှတ်ချက်ကိုအခြေခံလမ်းညွှန်တစ်ခုဒီမှာတွေ့ရသည်။

1. သင်၏ inbox (သို့) အခြား email folder ရှိ message တစ်ခုကို right-click နှိပ်ပြီး select လုပ်ပါ စည်းကမ်းများ ။
2. ရွေးချယ်မှုများထဲမှတစ်ခုကိုရွေးချယ်ပါ။ ရွေးချယ်စရာများပိုမိုကြည့်ရှုရန်ကိုရွေးချယ်ပါ နည်းဥပဒေဖန်တီးပါ ။
3. ထဲမှာ နည်းဥပဒေဖန်တီးပါ တွေ့ဆုံဆွေးနွေးရေးအကွက်, ပထမ ဦး ဆုံး checkboxes သုံးခုထဲကတစ်ခုသို့မဟုတ်ထိုထက်ပိုရွေးပါ။
4. ထဲမှာ အောက်ပါတို့ကိုလုပ်ပါ အပိုင်း၊ အကယ်၍ သင်စည်းကမ်းကိုဖိုင်တွဲတစ်ခုသို့ရွှေ့ပြောင်းလိုပါက၊ စစ်ဆေးပါ item ကိုဖိုင်တွဲသို့ရွှေ့ပါ သတျတော။
5. ကနေ ဦး တည်ရာဖိုင်တွဲကိုရွေးချယ်ပါ Folder ကိုရွေးပါ ပေါ်လာသည့် dialog ကိုနှိပ်ပါ အိုကေ ။
6. ကိုနှိပ်ပါ အိုကေ မင်းရဲ့စည်းမျဉ်းကိုကယ်တင်ဖို့နောက်တစ်ခေါက်။

5. အမျိုးအစားများ၏အားသာချက်ကိုယူပါ

သင်၏အီးမေးလ်များကိုအရောင်ပြောင်းခြင်းက Outlook ရှိဆက်စပ်ပစ္စည်းများအားအလွယ်တကူခွဲခြားသတ်မှတ်နိုင်အောင်ကူညီပေးပါလိမ့်မည်။ သင်ဟာပုံမှန်အမျိုးအစားအစုတစ်ခုထဲကနေရွေးချယ်နိုင်ပါတယ်သို့မဟုတ်သင့်ကိုယ်ပိုင်ဖန်တီးနိုင်သည်၊ ထို့နောက်သူသည်အမျိုးအစားများကိုသင်၏ Outlook အီးမေးလ်များတွင်သတ်မှတ်နိုင်သည်။

စာဖတ်ခြင်းအကန့်သို့မဟုတ်ပွင့်လင်းသောမက်ဆေ့ခ်ျမှအရောင်အမျိုးအစားကိုသတ်မှတ်ရန်ရွေးပါ အမျိုးအစား မှ အမှတ်အသားများ (Tags) အဆိုပါဖဲကြိုးအပေါ်အုပ်စုဖွဲ့, နှင့်စာရင်းထဲကအမျိုးအစားကိုရွေးပါ။

နောက်ဆုံးအတှေးအ

သင်သည်ခေတ်သစ်နည်းပညာနှင့်သက်ဆိုင်သောဆောင်းပါးများကိုပိုမိုဖတ်ရှုရန်ရှာဖွေနေပါကကျွန်ုပ်တို့၏သတင်းလွှာကိုရယူရန်စဉ်းစားပါ။ သင်၏နေ့စဉ်သုံးနည်းပညာဘဝတွင်သင့်အားကူညီရန်သင်ခန်းစာများ၊ သတင်းဆောင်းပါးများနှင့်လမ်းညွှန်များကိုကျွန်ုပ်တို့ပုံမှန်ထုတ်ဝေသည်။